Kto nie przyjdzie z wnioskiem, straci pieniądze i lata stażu. Tłumy ruszyły do ZUS

Ogromna liczba wniosków w ZUS po zmianie przepisów

„Dziennik Gazeta Prawna” poinformował, że do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych trafiło prawie 900 tysięcy wniosków od ubezpieczonych, którzy chcą potwierdzić swoje dodatkowe okresy aktywności zawodowej. ZUS zdążył już wydać ponad 1,6 miliona zaświadczeń. Liczba przekazanych dokumentów przewyższa liczbę złożonych pism, ponieważ po złożeniu pojedynczego formularza urzędnicy mogą wystawić ubezpieczonemu kilka odrębnych zaświadczeń.

W 2026 roku zaczęły obowiązywać regulacje prawne, które odmieniły dotychczasowe zasady ustalania stażu pracowniczego. W poprzednich latach wiele osób mimo ciągłej i wieloletniej pracy zarobkowej nie miało prawa zaliczyć niektórych etapów swojej kariery do stażu. Przepisy nie pozwalały uwzględniać tych lat przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Obecnie sytuacja prawna wygląda inaczej i zatrudnieni mogą to zmienić.

Kto i jakie formy zatrudnienia dopisze do stażu?

Zastosowanie nowych przepisów odnosi się do osób, które w przeszłości wykonywały swoje obowiązki służbowe w oparciu o inne formy niż standardowa umowa o pracę.

Obecnie do stażu pracy można dopisać między innymi:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• pracę wykonywaną na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej,
• świadczenie usług na podstawie umów, do których stosuje się przepisy o zleceniu,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
• określone okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą.

Każdy z wymienionych okresów musi odpowiadać wymogom zawartym w ustawie oraz zostać właściwie udokumentowany. Dla części pracowników oznacza to możliwość dopisania do swojego dorobku zawodowego nawet kilku lub kilkunastu lat dotychczas pomijanej aktywności. Lata te nie były wcześniej uwzględniane przy wyliczaniu stażu pracowniczego.

Wyższy staż pracy to prawo do nagród jubileuszowych

Jedną z korzyści płynących z nowelizacji jest możliwość wypracowania prawa do nagrody jubileuszowej. Tego rodzaju wypłaty są przewidziane głównie dla wybranych grup zawodowych w sektorze publicznym. Przepisy obejmują między innymi urzędników samorządowych, nauczycieli, pracowników instytucji kultury oraz członków korpusu służby cywilnej. W zależności od regulacji branżowych wypłata nagród jubileuszowych następuje po osiągnięciu 20, 25, 30, 35 lub 40 lat stażu pracy.

Przykładowo w przypadku pracowników samorządowych nagroda jubileuszowa po 20 latach pracy wynosi 75 proc. miesięcznej pensji. Po osiągnięciu 40 lat stażu wysokość gratyfikacji może osiągnąć 300 proc. miesięcznego wynagrodzenia.

Doliczenie wcześniej nieuwzględnionych lat pracy powoduje, że pracownik może otrzymać dodatkową wypłatę. Pracownik samorządowy, który posiada 16 lat potwierdzonego stażu, a przez wcześniejsze 5 lat prowadził własną działalność gospodarczą, może zwiększyć swój staż do 21 lat po spełnieniu warunków z ustawy. Jeśli spełni pozostałe kryteria, zyskuje prawo do nagrody jubileuszowej z tytułu 20 lat pracy. Dodatkowa wypłata nie przysługuje jednak każdemu pracownikowi automatycznie. W prywatnych przedsiębiorstwach nagrody jubileuszowe przyznaje się tylko wtedy, gdy stanowią tak wewnętrzne regulaminy lub umowy.

Dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego rocznie

Nowy sposób naliczania stażu zawodowego przekłada się bezpośrednio również na roczny wymiar urlopu wypoczynkowego.

Zapisy Kodeksu pracy uzależniają liczbę dni wolnych od stażu urlopowego:

• 20 dni urlopu wypoczynkowego, jeśli jego staż urlopowy jest krótszy niż 10 lat,
• 26 dni urlopu wypoczynkowego, jeśli osiągnął co najmniej 10 lat stażu urlopowego.

W praktyce pracownik, który legitymował się dotąd 8 latami stażu, a na podstawie nowych przepisów doliczy 3 lata, przeskoczy do wyższego progu i zyska 6 dodatkowych dni urlopu rocznie. Nowe regulacje mają znaczenie także przy wyliczaniu innych świadczeń zależnych od stażu, w tym odpraw, dodatków stażowych czy wymaganego stażu na stanowiskach. Nie wszystkie uprawnienia oblicza się jednak na tych samych zasadach.

Jak złożyć wniosek USP w systemie elektronicznym ZUS?

W celu potwierdzenia dodatkowych okresów zatrudnienia należy zwrócić się do ZUS z wnioskiem o wydanie odpowiedniego zaświadczenia. Służy do tego oficjalny formularz USP, czyli wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Dokonuje się tego przez internet w serwisie eZUS.

Procedura składania wniosku krok po kroku wygląda następująco:

• Zalogować się na konto w serwisie eZUS.
• Odszukać zakładkę „Kreator wniosku «stażowe»”.
• Wybrać formularz USP i utworzyć nowy wniosek.
• Uzupełnić wymagane informacje.
• Podpisać i wysłać dokument elektronicznie.
• Po otrzymaniu zaświadczenia przekazać je pracodawcy.

Złożenie prośby w ZUS nie sprawia automatycznego zwiększenia stażu u pracodawcy ani natychmiastowej wypłaty pieniędzy. Dopiero po dostarczeniu dokumentu pracodawca może dokonać przeliczenia i ustalić, czy danej osobie przysługują nowe prawa. W sytuacjach, gdy ZUS nie może potwierdzić danych okresów, dopuszcza się wykorzystanie innych dokumentów wskazanych przez przepisy.

Terminy na doręczenie zaświadczeń do kadr w firmach i urzędach

Nowe zasady zaczynają obowiązywać w różnych terminach w zależności od statusu prawnego pracodawcy. Sektor finansów publicznych zaczął stosować te przepisy od 1 stycznia 2026 roku. U pozostałych pracodawców zasady zaczęły obowiązywać od 1 maja 2026 roku. Ustawodawca wprowadził 24-miesięczny okres przejściowy na przedstawienie dokumentów dla osób zatrudnionych w dniu rozpoczęcia stosowania przepisów.

Oznacza to, że:

• pracownicy sektora publicznego mają czas zasadniczo do końca 2027 roku,
• pracownicy sektora prywatnego mają czas zasadniczo do końca kwietnia 2028 roku.

Podane daty dotyczą okresów przejściowych i nie powodują, że po ich upływie możliwość zaliczenia dawnych lat pracy wygasa bezpowrotnie. Warto jednak zająć się tym wcześniej, gdyż opóźnienie w składaniu papierów wpływa bezpośrednio na moment uzyskania nowych uprawnień.

Czy ZUS wypłaca pieniądze ubezpieczonym?

Przepisy nie wprowadzają żadnego bezpośredniego świadczenia pieniężnego ze strony ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje jedynie dokumenty potwierdzające wykazane okresy ubezpieczenia. Wszystkie uprawnienia i wypłaty wylicza oraz realizuje pracodawca. Jeśli zatrudniony zyska prawo do nagrody jubileuszowej, środki wypłaca zakładowa kasa.

W przypadku gdy nowe lata pracy pozwolą przekroczyć kilka progów nagród jubileuszowych jednocześnie, ubezpieczony nie powinien oczekiwać łącznej wypłaty wszystkich kwot naraz. Decydują o tym szczegółowe przepisy regulujące prawa danej grupy zawodowej. Z tego powodu ubezpieczeni wykonujący w przeszłości pracę na podstawie umów zlecenia, prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą lub pracujący za granicą powinni zweryfikować swoją sytuację stażową.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, przepisy dotyczące zaliczania dodatkowych okresów do stażu pracy.